Chiến lược xây dựng kỹ năng làm việc nhóm trong doanh nghiệp
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Tìm hiểu chiến lược xây dựng kỹ năng làm việc nhóm trong doanh nghiệp.
1. Người đứng đầu làm gương
Nếu bạn muốn xây dựng chiến lược phát triển kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, người đi đầu cần phải làm gương. Để có sự tác động mạnh mẽ và hướng đồng nghiệp phát triển kỹ năng, người dẫn đầu cần phải đi đầu trong xây dựng kỹ năng làm việc nhóm.
Một nhà quản lý, lãnh đạo cần phải tạo sự tin tưởng nhất định tới đồng nghiệp. Hãy cố gắng tìm cách tạo lập và gắn kết các thành viên tốt nhất thành một nhóm cố định. Tạo dựng niềm tin tới chính thành viên trong nhóm để đồng nghiệp thực sự tin tưởng theo con đường cũng như định hướng người quản lý đề ra.
2. Đặt mục tiêu cụ thể và duy trì nó
Để làm việc hiệu quả, từng đội nhóm cần nắm chính xác được họ hướng tới mục tiêu gì, làm thế nào để đạt được và khi nào. Cách tốt nhất để xây dựng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là đặt những mục tiêu cụ thể trong những khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ dễ dàng đo lường hiệu quả và giúp đồng nghiệp tránh xa được các chủ nghĩa cá nhân và nhóm.
Việc đề xuất các mục tiêu, tiêu chuẩn giúp kích thích sự tự giác làm việc của các nhân viên trong cùng nhóm. Tất nhiên các thành viên sẽ làm việc với những nhón khác nhau nhưng hãy đảm bảo khối lượng làm việc của từng người là như nhau. Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm giúp tránh việc thiên vị hoặc gán cho người nào đó gánh nặng công việc.
3. Khuyến khích các thành viên thực hiện xã hội hóa
Việc khuyến khích các thành viên làm quen với nhau, hiểu nhau sẽ mang tới nhiều lợi ích làm việc nhóm. Họ dễ dàng tin tưởng lẫn nhau, tôn trọng và cùng nhau đồng hành trong công việc.
4. Giải quyết triệt để các xung đột nội bộ
Xung đột nội bộ là vấn đề thường xuyên phát sinh trong nhóm. Chúng có thể là việc xung đột giữa các cá nhân với nhau, xung đột giữa quản lý với thành viên trong nhóm,… Lợi ích của làm việc nhóm sẽ giúp giải quyết nhanh chóng nhất những vấn đề này trong doanh nghiệp.
Vấn đề xung đột rất dễ gặp phải, do đó, người quản lý cần có cách giải quyết thực sự triệt để. Người quản lý cũng cần làm gương, đứng lên hòa giải những xung đột này. Bởi khi các thành viên có vấn đề, họ thường sẽ nói chuyện với lãnh đạo để tiến hành giải quyết.
Hãy xây dựng mục tiêu cụ thể từ đầu và xử lý các tình huống mâu thuẫn nhanh chóng sẽ giúp nhóm duy trì tính ổn định cũng như duy trì một môi trường làm việc tốt.
5. Thường xuyên tổ chức gặp gỡ giữa các thành viên
Các cuộc họp khô khan thông thường khiến lãng phí nhiều thời gian, giảm hiệu quả làm việc. Thay vào đó, hãy xây dựng xây dựng kỹ năng quản lý nhóm thông qua những cuộc họp cởi mở, giúp các thành viên đưa ra ý tưởng cho công việc hiệu quả hơn.
Kế hoạch và báo cáo cần được thực hiện thường xuyên nhưng hãy đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả. Hãy cân nhắc việc chuyển địa điểm họp tới những quá cafe, quán nước,… đảm bảo các thành viên trong nhóm sẽ cởi mở hơn trong việc báo cáo cũng như đưa ra những đề xuất mới. Đây cũng là lợi ích của làm việc nhóm mang lại cho doanh nghiệp.
6. Tạo môi trường bình đẳng để các thành viên đều được đưa ra quyết định
Không chỉ mang tới những yêu cầu vật chất cho công việc, hãy tăng cường tinh thần xây dựng kỹ năng làm việc nhóm thông qua việc bình đẳng giữa các thành viên. Bên cạnh việc làm việc tập thể, các cá nhân vẫn cần có những khoảng thời gian riêng để có thể tập trung vào những phần việc của mình cho một phần của dự án.
Việc tham gia của tất cả các thành viên vừa tăng cường sự kết nối, giúp họ cảm thấy mình như một phần không thể thiếu của doanh nghiệp. Đây cũng là cách để tăng cường sự sáng tạo cũng như kỹ năng làm việc nhóm của các thành viên trong việc tăng cường chất lượng công việc
7. Hãy sử dụng những nhân sự có trách nhiệm
Để mang tới hiệu suất làm việc nhóm tốt nhất, bạn cần lựa chọn những cá nhân có đầy đủ tố chất. Khi tuyển nhân sự cấp cao mới cho nhóm hoặc công ty, bạn hãy để nhóm đưa ra những quyết định cuối cùng cho việc có nên uyển dụng nhân sự này không.
Lựa chọn nhân sự dựa trên thái độ, kỹ năng cũng như đạo đức nghề nghiệp. Các yếu tố này sẽ làm ảnh hưởng tới động lực tổng thể của cả nhóm. Cân nhắc lựa chọn những thành viên mới phù hợp, nhóm hiện tại sẽ giúp bạn có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất.
8. Cung cấp những phản hồi thường xuyên và khen thưởng nhân viên
Để một nhóm hoạt động có hiệu quả, cần nhà quản lý thường xuyên phản hồi và có phương hướng giải quyết cho phù hợp. Việc phản hồi công việc đã hoàn thành cần đi kèm với những lời khuyên, phần thưởng khen ngợi,… cũng là nguồn khích lệ tinh thần rất lớn với các thành viên. Lợi ích của làm việc nhóm là tìm ra những ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất làm gương thúc đẩy các nhân sự khác cùng nỗ lực.
Việc khen thưởng không chỉ đơn thuần mang tới sự vui vẻ cho các thành viên, chúng cũng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc, cố gắng từ các thành viên. Họ sẽ tăng cường tinh thần chăm chỉ, nỗ lực để nâng cao hiệu suất làm việc cho tổ chức, doanh nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm hiện nay vô cùng quan trọng. “Muốn đi nhanh hãy đi một mình nhưng muốn đi xa hãy đi cùng nhau”. Do đó, việc chú trọng nâng cao khả năng làm việc nhóm sẽ giúp doanh nghiệp phát triển nhanh, mạnh và có chỗ đứng trên thị trường.
1- Người quản lý là gì?
Người quản lý có thể là một người, một nhóm người giữ quyền đứng đầu trong một nhóm, tổ chức hay doanh nghiệp. Họ thường làm những công việc như lên kế hoạch, tổ chức công việc, điều hành, kiểm soát và lãnh đạo nhân viên cấp dưới trong quyền hạn được giao.
Bên cạnh việc kiểm soát, điều khiển các hoạt động trong một nhóm, một tổ chức, họ còn phải chịu trách nhiệm về tất cả những kết quả hành động, công việc của nhân viên do mình quản lý và đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu chung.
2- Vai trò của người quản lý
Vị trí quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ có sự hiện diện của họ mà mọi hoạt động trong tổ chức có thể diễn ra theo mục đích, định hướng, quy trình cụ thể nhằm từng bước tiến tới thành công.
Về cơ bản thì người quản lý có những vai trò chính sau:
– Trung gian kết nối
– Đảm bảo tiến độ, kết quả công việc
– Tuyển dụng, đào tạo nhân viên
– Kiểm tra, đánh giá kết quả công việc
– Quản lý ngân sách
– Ra quyết định
3- Nhiệm vụ của người quản lý
Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có yêu cầu riêng với từng vị trí quản lý. Đồng thời, họ cũng quy định rõ các nhiệm vụ công việc mà mỗi một quản lý phải đảm nhận.
Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản mà quản lý thường phải thực hiện:
– Lên kế hoạch, chương trình cụ thể nhằm thực hiện các mục tiêu kinh doanh của công ty, tổ chức.
– Tham gia quá trình xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động của doanh nghiệp.
– Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thúc đẩy tính kết nối, tinh thần tập thể trong đội ngũ nhân viên nhằm đảm bảo kết quả công việc luôn tối ưu.
– Dự đoán các tình huống bất lợi, nguy cơ rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa, hạn chế các thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
– Tổ chức các chương trình, hoạt động cần thiết nhằm hiện thực hóa các kế hoạch, mục tiêu đã thiết lập.
– Động viên, khích lệ nhân viên để họ có động lực hoàn thành công việc được giao và có thể phát huy tối đa năng lực của bản thân.
– Theo dõi toàn bộ các hoạt động, chương trình đang diễn ra nhằm nắm bắt sát tình hình và có những điều chỉnh cần thiết để ngăn chặn những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra.
– Kiểm tra, đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của từng nhân viên để kịp thời có những phương án điều chỉnh cho phù hợp, khoa học nhất.
– Đo lường kết quả công việc của cả nhóm bằng các con số rõ ràng, cụ thể.
– Khen thưởng nhân viên làm tốt và xử lý khéo léo, hợp tình, hợp lý những nhân viên vi phạm quy định.
4- Những yếu tố cần có ở người quản lý
Để trở thành một quản lý chuyên nghiệp, giỏi giang, bạn cần đáp ứng được các yếu tố quan trọng sau:
– Có trình độ chuyên môn vững vàng
– Khả năng ngoại giao, đàm phán tốt
– Năng lực lãnh đạo
– Quyết đoán và dám gánh vác kết quả các quyết định đã đưa ra
– Có tầm nhìn xa rộng
– Khả năng thích ứng nhanh chóng
– Cẩn thẩn, tỉ mỉ và luôn nỗ lực hết mình trong công việc
– Yêu thích việc học
– Có đạo đức
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất
Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện với mọi người xung quanh. Chính vì vậy mà nhiều người nhầm tưởng đây là chuyện dễ dàng. Nếu cứ giữ suy nghĩ lạc hậu đó thì chắc chắn bạn sẽ không bao giờ có được chìa khóa thành công và hạnh phúc trong cuộc sống và cả công việc. Có một câu nói mà người đời đi trước đã truyền lại, đó là “học ăn, học nói, học gói, học mở”. Dù làm việc một mình hay theo nhóm, bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng giao tiếp thông minh, nhạy bén thì kết quả công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất. Vậy làm thế nào để rèn luyện được kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm và phát huy kỹ năng này một cách hiệu quả nhất, hãy tham khảo những tư vấn đưa ra từ HRchannels dưới đây:
1. Lắng nghe người khác nói
Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp được tất cả các vấn đề. Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó do vậy cần lắng nghe người khác nói. Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu. Đó là cách hoàn thiện những thiếu xót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho mình.
Khi làm việc nhóm việc lắng nghe vô cùng quan trọng. Nó giúp mọi người hiểu nhau hơn, tôn trọng nhau hơn.
2. Đừng ngại nêu lên suy nghĩ, ý kiến của mình
Đôi khi sẽ có lúc bạn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng của mình, hay bế tắc khi tìm hướng triển khai cho cuộc họp nhóm. Đây không phải là kỹ năng dễ nhưng nếu bạn muốn khả năng của mình được nhìn nhận và trân trọng, bạn nên tự tin vào bản thân, không ngần ngại đề xuất những ý tưởng mới dù có thể ban đầu kết quả không như bạn mong muốn. Nhưng ít nhất bạn cũng không trở thành “bóng ma vô hình” trong chính nhóm của mình.
3. Tôn trọng ý kiến của các thành viên
Một ý kiến, một phương án dù có hay tới đâu đi chăng nữa thì cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn. Đây cũng chính là động lực lớn nhất để các thành viên trong nhóm phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung. Bởi khi thành viên đó thấy được ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ cố gắng hơn trong công việc và thấy giá trị của bản thân được nâng cao.
4. Có tinh thần trách nhiệm với công việc được giao
Không chỉ có trách nhiệm với phần công việc được giao mà bản thân mình cần có trách nhiệm với công việc của cả nhóm. Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt cao nhất và đúng tiến độ. Nhưng nếu thiếu đi sự trách nhiệm, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó, chỉ 1 cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người.
5. Bỏ qua sự ích kỷ cá nhân
Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa đổi. Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗi lầm cần sửa chữa. Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm.
6. Động viên khen ngợi người khác một cách thật lòng
Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm. Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.
Giao tiếp trong làm việc nhóm không hề khó, nhưng làm thế nào giúp mọi người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung lại là điều không phải ai cũng làm được. Nếu bạn thực sự nắm được những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, bạn sẽ ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác xây dựng phong cách làm việc nhóm chuyên nghiệp.
Nguồn: Sưu tầm Internet.
Thiện Thảo